MODUL 9
ASPEK-ASPEK MENYUSUN PERTAYAAN WAWANCARA
Oleh : Sainuddin, S.Sos
Wawancara merupakan salah satu teknik pengumpulan data yang penting dan banyak dilakukan dalam pengembangan sistem informasi. Wawancara memungkinkan analis sistem sebagai pewawancara untuk mengumpulkan data secara tatap muka langsung dengan orang yang diwawancarai.
Jenis-jenis Informasi
Wawancara untuk mengumpulkan informasi adalah suatu percakapan langsung
dengan tujuan tertentu dengan menggunakan format tanya jawab. Jenis informasi yang didapat dalam wawancara dapat berupa :
1. Pendapat orang yang diwawancarai. Pendapat sangat penting dan lebih bisa mengungkapkan dibandingkan fakta yang ada.
2. Perasaan tentang kondisi sistem yang ada saat itu. Orang yang diwawancarai mengetahui tentang organisasi dengan baik dibandingkan pewawancara (analis), sehingga analis dapat lebih memahami budaya organisasi dengan cara mendengarkan perasaan respoden sekaligus menentukan tingkat optimismenya. Perasaan yang diekspresikan membantu menangkap emosi dan sikap.
3. Tujuan-tujuan pribadi dan organisasional. Fakta yang diperoleh dari hard data bisa menjelaskan kinerja di masa lalu sedangkan tujuan proyek menjelaskan masa depan organisasi. Berusaha menemukan berapa banyak tujuan-tujuan organisasi yang masuk akal lewat wawancara.
4. Prosedur-prosedur informal. Dalam wawancara analis dapat membangun hubungan dengan seseorang yang kemungkinan asing bagi analis. Analis perlu segera membangun kepercayaan dan
Merencanakan Wawancara
Langkah-langkah mempersiapkan wawancara :
1. Membaca materi latar belakang Mencari informasi latar belakang tentang orang yang diwawancarai dan organisasinya sebanyak mungkin. Materi ini dapat diperoleh dari orang yang bisa dihubungi segera untuk menanyakan tentang Web site perusahaan, laporan tahunan terbaru, laporan berkala perusahaan atau publikasi-publikasi lainnya yang dikirim keluar sebagai penjelasan tentang organisasi kepada publik. Saat diperoleh materi yang harus diperhatikan bahasa yang digunakan oleh anggota organisasi dalam menggambarkan diri mereka sendiri dan organisasi mereka. Dari materi ini pewawancara dapat menyusun pertanyaan-pertanyaan wawancara sedemikian rupa sehingga mudah dimengerti oleh orang yang diwawancarai dan juga dapat memaksimalkan waktu yang digunakan.
2. Menetapkan tujuan dari wawancara Dari informasi latar belakang yang dikumpulkan dan pengalaman dalam menetapkan tujuan-tujuan wawancara ada beberapa area yang berkaitan dengan sikap pengolahan informasi dan pembuatan keputusan yang ingin ditanyakan, yaitu : sumber-sumber informasi, format informasi, frekuensi pembuatan keputusan, kualitas informasi, dan gaya pembuatan keputusan.
3. Memutuskan siapa yang diwawancarai Untuk menentukan siapa saja orang yang akan diwawancarai adalah dengan melibatkan orang-orang yang berkompeten yang dapat mempengaruhi sistem.
4. Menyiapkan orang yang diwawancarai Menyiapkan orang yang akan diwawancarai dengan menelpon atau menulis email sehingga memungkinkan orang-orang yang akan diwawancarai mempunyai waktu untuk berfikir. Bila ingin melakukan wawancara yang mendalam, dapat mengirimkan pertanyaan pertanyaan terlebih dahulu agar orang yang diwawancarai punya waktu dan kesempatan untuk memikirkan resposnya.
5. Memutuskan jenis dan struktur pertanyaan Teknik bertanya yang tepat adalah inti dari wawancara. Ada dua jenis pertanyaan dasar yaitu pertanyaan terbuka (open-ended) dan pertanyaan tertutup (close-ended), masing-masing punya kelebihan dan kekurangannya.
Jenis-jenis Pertanyaan
Ada dua jenis pertanyaan, yaitu
A Pertanyaan terbuka (open-ended) menggambarkan berbagai pilihan bagi orang yang diwawancarai untuk merespons.
Contoh pertanyaan terbuka :
1. Bagaimana pendapat anda tentang kondisi bisnis ke bisnis e-commerce di perusahaan anda ?
2. Apa tujuan-tujuan terpenting departemen anda ?
3. Gambarkan proses monitoring yang tersedia secara on-line?
Keuntungannya, sebagai berikut :
- Membuat orang-orang yang diwawancarai merasa senang.
- Memungkinkan orang-orang yang diwawancarai meningkatkan kosa katanya yang mencerminkan pendidikan, nilai-nilai, sikap dan kepercayaan yang dimiliki.
- Kaya akan detail.
- Membuka peluang pertanyaan-pertanyaan berikutnya.
- Lebih menarik perhatian orang-orang yang diwawancarai.
- Memunculkan spontanitas.
- Penyusunan kata-kata yang lebih mudah bagi orang-orang yang diwawancarai.
- Bisa digunakan saat terdesak karena pewawancara tidak siap.
Kekurangannya, sebagai berikut :
- Kemungkinan menghasilkan terlalu banyak detail yang tidak relevan.
- Kemungkinan hilangnya kontrol atas wawancara.
- Memungkinkan respons yang memakan banyak waktu untuk informasi-informasi yang berguna yang ingin dikumpulkan.
- Kemungkinan menunjukkan pewawancara tidak siap.
- Kemungkinan memberi kesan bahwa pewawancara sedang memancing tanpa tujuan yang jelas dari wawancara.
B. Pertanyaan tertutup (close-ended).
Merupakan alternatif dari pertanyaan terbuka. Pertanyaan tertutup responsnya kemungkinan tertutup bagi orang yang diwawancara karena hanya dapat memberi jawaban terbatas. Contoh pertanyaan tertutup :
1. Berapa banyak bawahan yang anda miliki ?
2. Rata-rata berapa kali panggilan yang diterima pusat panggilan setiap bulannya ?
3. Dari sumber-sumber informasi berikut ini yang mana yang paling bermanfaat menurut anda :
· Formulir keluhan konsumen
· Keluhan lewat e-mail dari konsumen yang mengunjungi Web site
· Interaksi tatap muka dengan konsumen
· Barang yang dikembalikan konsumen
Kelebihannya, sebagai berikut :
1. Menghemat waktu.
2. Dengan mudah membandingkan orang yang diwawancarai.
3. Langsung ke sasaran.
4. Tetap dapat mengontrol wawancara.
5. Membaongkar banyak hal dengan cepat.
6. Mendapatkan data-data yang relevan.
Kekuranganya, sebagai berikut :
1. Membosankan orang yang diwawancarai.
2. Gagal mendapatkan banyak detail .
3. Kehilangan gagasan utama untuk alasan sebelumnya.
4. Gagal membangunhubungan antara pewawancara dengan orang yang diwawancarai.
B. Pertanyaan Berlanjut
Tujuan pertanyaan berlanjut atau berkembang adalah untuk melampaui jawaban awal agar mendapat gambaran yang lebih jelas lagi, untuk mengklarifikasi dan memperluas poin orang yang diwawancarai. Pertanyaan berlanjut bisa berupa pertanyaan terbuka atau pertanyaan tertutup.
Contoh pertanyaan berlanjut :
- Mengapa ?
- Bisakah anda menyebutkan satu contohnya ?
- Bisakah anda menguraikannya lebih rinci lagi ?
Menyusun Pertanyaan-pertanyaan
Ada tiga cara menyusun pertanyaan-pertanyaan, yaitu :
1. Struktur piramid
Dengan menggunakan struktur ini, pewawancara mulai menanyakan pertanyaan-pertanyaan mendetail, biasanya berupa pertanyaan tertutup, kemudian memperluas topik dengan mengajukan pertanyaan-pertanyaan terbuka dan membuka respons-respons yang lebih umum. Struktur piramid juga dapat digunakan:
- Jika orang yang akan diwawancarai membutuhkan pemanasan terhadap topik yang dibicarakan.
- Jika orang yang diwawancarai tampak segan membicarakan topik yang dimaksud.
2. Struktur corong
Pewawancara memulai dengan pertanyaan-pertanyaan umum dan terbuka, lalu membatasi respons dengan pertanyaan-pertanyaan tertutup.
3. Struktur wajik (diamond)
Kombinasi antara struktur piramid dengan struktur corong. Struktur ini harus dimulai dengan suatu cara yang khusus kemudian menentukan hal-hal yang umum dan akhirnya mengarah pada kesimpulan yang sangat spesifik.
Format Wawancara
Format wawancara dapat dibedakan menjadi dua macam, yaitu :
1. Wawancara terstruktur
Wawancara terstruktur menggunakan pertanyaan-pertanyaan yang terstruktur atau pertanyaan-pertanyaan yang berurutan. Dalam wawancara terstruktur tersebut materi yang kemukakan merupakan materi yang lengkap, terencana dan dirancang dengan baik. Pada umumnya pertanyaan-pertanyaan yang digunakan pertanyaan tertutup.
2. Wawancara tak terstuktur
Pertanyaan tak terstruktur pada umumnya sangat sulit dievaluasi karena diperlukan waktu kontak yang lebih besar dan banyak pelatihan yang diperlukan.
Rekaman Wawancara
Rekaman adalah aspek terpenting dalam wawancara. Rekaman dapat dibuat
menggunakan sebuah tape recorder (audio) atau kertas dan pena (catatan) tergantung pada siapa yang akan diwawancarai dan apa yang akan dilakukan dengan informasi tersebut begitu wawancara berakhir.
1. Membuat rekaman audio kelebihannya, sebagai berikut :
- Menampilkan rekaman yang akurat dari setiap perkataan orang yang diwawancarai.
- Membebaskan pewawancara mendengarkan apapun yang dikatakan sekaligus meresponsnya saat itu juga.
- Memungkinkan kontak mata yang lebih baik serta pengembangan hubungan
- yang lebih baik antara pewawancara dan orang yang dianalisis.
- Wawancaranya bisa didengarkan ulang untuk anggota tim yang lain.
Kerugiannya, sebagai berikut :
- Orang yang diwawancara kemungkinan agak tertekan dan tidak bisa bebas meresponsnya.
- Pewawancara kemungkinan mendengar dengan mudah, karena semuanya sudah terekam.
- Sulit menempatkan bagian yang dianggap penting selama perekaman.
- Biaya pengumpulan data menjadi meningkat karena membutuhkan pentranskripsian tape.
2. Membuat catatan
Catatan kemungkinan menjadi satu-satunya cara merekam wawancara bila orang yang akan diwawancarai menolak direkam dengan tape recorder.kelebihannya, sebagai berikut :
• Membuat pewawancara tetap siaga.
• Menambah ingatan akan pertanyaan-pertanyaan penting.
• Membantu ingatan akan kecenderungan wawancara terpenting.
• Menunjukkan ketertarikan pewawancara dengan wawancara.
• Mendemostrasikan kesiapan pewawancara.
Kerugiannya, sebagai berikut :
• Hilangnya kontak mata yang vital (serta hubungan) antara pewawancara dan orang yang diwawancarai.
• Hilangnya rentetan percakapan.
• Membuat orang yang diwawancarai ragu-ragu untuk bicara saat pewawancara menulis.
• Menimbulkan perhatian yang berlebihan terhadap fakta dan justru mengurangi perhatian terhadap perasaan dan pendapat orang yang diwawancarai.
Merencanakan daftar pertanyaan merupakan kunci keberhasilan suatu wawancara. Oleh karena itu, kemampuan menggunakan pertanyaan-pertanyaan secara efektif merupakan kunci keterampilan komunikasi yang harus selalu kita upayakan secara terus-menerus.
1. Ketika melakukan wawancara, reporter atau pewawancara/ pembawa acara memiliki hak istimewa untuk mewakili keingin-tahuan pemirsa.
2. Dalam melakukan wawancara, Reporter TV yg baik harus memiliki sesuatu yg penting untuk disajikan dan sesuatu yg menarik untuk ditonton.
3. Sebelum wawancara, reporter harus memastikan subyek/ hal-hal apa yang ingin diketahui dari narasumber.
Aspek Menyusun pertayaan
§ Dalam membuat pertanyaan harus pertanyaan terbuka, bukan pertanyaan yang jawabannya ya atau tidak
§ Pertanyaan yang baik harus membuat narasumber mau menjawabnya
§ Susun pertanyaan dengan susunan yang logis antara pertanyaan dengan jawaban dan pertanyaan yang lain,
§ Susun pertanyaan mulai dari yang mudah/ netral, yakni yang tidak perlu berpikir terlalu dalam, kepertanyaan yang sulit/antagonis dan lebih substansial.
§ Buat pertanyaan yang jelas dan tidak menimbulkan salah interpretasi/ bermakna ganda
§ Buat pertanyaan yang sederhana bahasanya dan langsung “to the point” (tidak berbelit-belit)
§ Pertanyaan harus fokus dan lebih menjawab pertanyaan bagaimana & mengapa.
§ Jangan menanyakan pertanyaan yang mudah diprediksi, karena narasumber akan memberikan jawaban yang mudah diprediksi pula
§ (mis. Bagaimana perasaan anda, dst)
§ Tanyakan contoh-contoh sebagai penjelasan, & pertimbangkan dari sudut pandang narsumber
§ Buat pertanyaan yang logis dari segi penggalan waktu/ kronologis
§ Gunakan bahasa yang lazim/ terjemahkan istilah asing
§ Tanyakan pertanyaan yang relevan ditanyakan kepada narasumber (sesuai dengan keahliannya)
§ Tanyakan pertanyaan yang kita tau jawabannya
§ Tanyakan pertanyaan lanjutan untuk mengklarifikasi,
§ Chek kembali bila menggunakan data statistik serta tanggal-tanggal
§ Hindari pertanyaan yang mengarah kepada sebuah monolog (terlalu membatasi diri menjadi pertanyaan yang terlalu sempit cakupannya), tetapi jangan keluar dari fokus masalah yang akan digali.
§ Ajukan pertanyaan satu-persatu, jangan sekaligus beberapa pertanyaan, karena narasumber cenderung akan memilih menjawab satu saja, yang paling mudah & tidak menjawab yang lain
§ Jangan bertanya dengan pertanyaan yang abstrak, buatlah pertanyaan yang riel dan konkret
§ Dalam memformulasi kalimat, gunakan kata tanya :
§ Siapa : sebuah nama
§ Apa : sebuah deskripsi
§ Kapan : waktu dari peristiwa
§ Di mana : tempat
§ Mengapa : penjelasan/ paparan
§ Bagaimana : pendapat atau interpretasi
§ Gunakan struktur kalimat tunggal : kata tanya + subyek + predikat + obyek + keterangan
§ Formulasikan kalimat dengan bahasa tutur, bukan bahasa tulis
§ ( dengan mendengarkan jawaban narasumber, pertanyaan & kata-kata akan keluar dengan sendirinya secara spontan & alami)
§ Harus diingat ketika membicarakan gurauan antara anda dengan narasumber, jangan membuat pemirsa tidak mengerti/ di luar konteks
